Modern Workplace
Technologien, Betriebe, Anforderungen und Menschen, sie alle sind im stetigen Wandel. Wer heute nicht mit der Zeit geht, der wird mit der Zeit gehen (müssen). Mit Weitsicht, Einsicht und der Aussicht auf ein zukünftiges Miteinander, ohne Nebeneinander, erkennen wir den Modern Workplace als einen der Wegweiser zum zukünftigen Erfolg an. Kreativität und Inspiration sind nämlich nicht an Arbeitszeiten oder -plätze gebunden.
Nicht nur, dass die Vorteile hinsichtlich der Produktivitätssteigerung auf der Hand liegen, sondern auch aus Arbeitnehmersicht hat sich im war of talents die Freiheit und Mobilität der Arbeit zur klaren Erwartung entwickelt. Die aus dem privaten Umfeld bekannte Mobilität sollte sich heute auch am Arbeitsplatz wiederfinden. Eine strikte Trennung zwischen Arbeit und Freizeit ist oft nicht mehr notwendig und zeitgemäß. Um den Modernen Arbeitsplatz umzusetzen bedeutet dies, sich von alten Mustern und Gewohnheiten zu trennen um Platz für neue Technologien und integrierte (Hybrid-)Lösungen zu schaffen.
IT-Strategie
Obwohl die meisten IT-Verantwortlichen die Notwendigkeit zu einem modernen digitalen Arbeitsplatzes erkennen, verfügen nur die Wenigsten über eine Strategie. Dabei ist eine ausdefinierte IT-Strategie die Basis eines effizienten Einführungs- und Transformationsprozesses zum Modern Workplace.
Mit der Implementierung von userfreundlichen Kollaborationswerkzeugen und sukzessiv-strukturierter Wissensintegration, verfolgen wir die Vision eines nahtlosen Informationsaustausches. Ohne die Marschroute zu verlassen, muss das agile Vorgehen einige Optionen offen lassen und keine Wege verbauen. Insbesondere die Auswahl der essenziellen Tools ist dabei auf einen Prozess strategischen Handelns zurückzuführen. Eine Vision nimmt das erstrebte Projektziel in einem übergeordneten Handlungsrahmen wahr. Folgerichtig muss auch bei der digitalen Arbeitsplatzstrategie sichergestellt werden, dass die Geschäfts- und Digitalisierungsziele eng miteinander verflochten sind und auch bleiben. Bei der strategischen Visionsskizze ist es unerlässlich, die Erwartungen und Bedürfnisse der Beschäftigten zu kennen und zu berücksichtigen, wobei auch Fachbereiche außerhalb der IT miteinzubinden sind, da so der direkte Draht an die Nutzer realisiert wird.
Zur Planung sollte ein funktions- und abteilungsübergreifendes Team gebildet werden, damit alle Fachbereiche bei der Entwicklung mitwirken können. Inhaltlich legen wir bei der Strategieerarbeitung den Fokus u.a. auf:
- Umfassende Ist-Zustand-Analyse
- Auswertung der Applikationslandschaft
- Prüfung der Client- & Infrastruktur sowie Netzanbindung
- Vertragsmanagement mit IT-Providern und Softwareherstellern
- Analyse gegebener Cloud-Struktur
Während der strategischen Ausarbeitung legen wir bereits wegweisend die konkreten Ziele und Erwartungen fest, was u.a. sein kann:
- Kosteneffizienz
- Flexibilität beim Sourcing
- Mobilität der Mitarbeiter
- Pandemie- und Krisensicherheit
- Skalierbarkeit bei Unternehmensausbau/-rückbau
- Reduzierung von Applikationen und Provider
Unsere Strategy Berater berücksichtigen dabei, dass Großinitiativen zur Arbeitsplatzdigitalisierung starke Impulse geben und weitreichende Auswirkungen haben. Auch, wenn Folgen erwünscht sind, erfordern sie neben dem entsprechenden Mindset auch neue Fähigkeiten. Aus Erfahrung sprechen wir uns daher dafür aus, den von der Umstellung betroffenen Teams die Zeit und Beachtung zu schenken, derer es bedarf, um die geforderten Kompetenzen sinnvoll aufbauen und Fertigkeiten erwerben zu können.
Projektmanagement
- Gewährleistung einheitlicher Projektstandards & Qualitätssicherung
- Anpassung von Service und Abrufscheinen sowie Verträgen
- Koordinierung von (Teil-)Projekten & Ressourcen
- Steigerung von Effektivität & Effizienz
- Aussagekräftiges Management-Reporting
- Mobiles Arbeiten
- Schnelle und zielgerichtete Kommunikation
- Kollaboration und Teamarbeiten mit den neuen Tools
- Meeting- & Konferenzlösungen
- Kosteneffizienz und Skalierbarkeit
Compliance & Datenschutz
Heutzutage müssen Mitarbeiter schnell und sicher auf Daten zugreifen können. Es wird klar, welch gewichtige Rolle ein zeitgemäßer und gewappneter Security-Ansatz hat. Nie war der Bedarf eines effektiven Schutzes vor Sicherheitsangriffen so groß wie heute. Cyberangriffe und digitale Bedrohungen bleiben für deutsche Unternehmen das mit Abstand größte Risiko für die eigene IT-Struktur. Daraus resultiert die dringende Notwendigkeit, sicherzustellen, dass betriebsinterne Daten und Informationen vor Fremdzugriff und Cybersicherheitsbedrohungen geschützt werden.
Wenn der IT-Sicherheit vor zwei Jahrzehnten noch mit Separationen, Zugangs- und Zutrittskontrollen Genüge getan war, verlangen die Fragen von heute, andere Antworten. Der Archetyp „Festung Firma“ mit Abschottung und Isolation greift heute zu kurz. IT-Sicherheit ist heute als ganzheitlicher Aspekt zu betrachten und der Schutz auf das Datenobjekt selbst zu legen. Da der Internetzugriff, die Vernetzung und die Applikation von Cloud-Lösungen zu den elementaren Grundvoraussetzungen für den Modern Workplace gehören, ist das verstaubte Bild der IT-Sicherheit grundlegend neu zu denken. Der Security Ansatz muss dort greifen und liefern, wo sich Nutzer und Daten gerade befinden.
Mittlerweile holt auch die Legislatur auf und reguliert immer mehr (Teil-)Bereiche in puncto Datenschutz und Datensicherheit, zuletzt mit der DSGVO als jüngstem Meilenstein und hat damit eine lange Liste neuer gesetzlicher Kriterien hervorgebracht, die auch der Modern Workplace zu erfüllen hat. Da mit dem Modern Workplace Ansatz die Cloud-Strategie unausweichlich wird, sind unternehmenseigene Daten teils erstmalig an Dritte auszulagern, weswegen den Themen Datenschutz & Compliance besonders starke Aufmerksamkeit entgegenzubringen ist und zu den tragenden Säulen des Blue Mountain Portfolios gehört.
Es gilt nämlich neben dem Allgemeinen auch die branchenspezifischen Vorgaben herauszuarbeiten und die Kompatibilität und Konformität mit den Providern abzugleichen. Darüber hinaus jedoch auch das interne Bewusstsein für die regulatorischen Anforderungen zu wecken und eine gewisse Sensibilisierung zu schaffen, erfordert einiges an Aufklärungs- und Überzeugungsarbeit. Durch den technisch wirksamen IT-Schutz auf der einen und der regulatorischen Konformität auf der anderen Seite, minimieren wir Ihre Haftungs- und Geschäftsrisiken und damit die Abmahn- und Bußgeldgefährdungen.
Infrastruktur & Clients
Die Anforderungen an einen Arbeitsplatz sind heutzutage andere als noch vor einigen Jahren. Während seinerzeit noch Gehalt, Urlaubstage und Tätigkeit eine Rolle spielten, bekräftigen Arbeitnehmer heutzutage, den Wunsch nach Freiheit und Flexibilität. Der mobile Arbeitsplatz gewinnt an Bedeutung und die IT muss die digitale Zusammenarbeit derart ausbauen, dass gemeinsames Arbeiten bei abteilungs-, bereichs-, firmen- und länderübergreifenden Kooperationsmodellen möglich und einfach wird.
Der digitale Arbeitsplatz muss jederzeit, von überall, einfach und sicher erreichbar sein. Um diesem Kredo folgen zu können, bedarf es entsprechender Infrastruktur. Wo sich diese Investition noch nicht herauskristallisiert hat, unterstützen wir mit Analyse, Bedarfsermittlung, Beschaffung und Umsetzung. IT-Abteilungen sehen sich hier steigender Anforderungen an Performance und Agilität ausgesetzt. Hinzu kommen die Wünsche der unterschiedlichen Fachabteilungen. Durch fortschrittliche X-as-a-Service-Modelle kann die Infrastruktur aber wartungsfreundlicher und skalierbarer reformiert werden, um den Dynamiken flexibel entgegenzutreten. Wo dies möglich ist, können neue Elemente in die bereits bestehenden implementiert werden, anderenorts kann es notwendig sein, die gesamte IT-Versorgungslandschaft umzugestalten.
Da der Modern Workplace nur mit dem Umbau der Infrastruktur und Clients aber noch nicht langfristig bestehen kann, betreuen wir unsere Partner auch in den erforderlichen Nachbereitungen. Denn, um eine spürbare Produktivitätssteigerung mess- und sichtbar machen zu können, sind die bereitgestellten Werkzeuge hinsichtlich der Services in eine Gesamtarchitektur einzupflegen und aufeinander abzustimmen. Schließlich kann nur so ein reibungsloses und kosteneffektiveres Arbeiten gewährleistet werden.
Außerdem ist das Management an die neu gewachsenen Anforderungen anzupassen. Dazu zählt auch
- die Anpassung der Netzwerkinfrastruktur
- die Anpassung der Sicherheitsinfrastruktur
- die Ausrichtung des Identity-Managements auf Cloud-Services
- die Etablierung von modernen Authentifizierungsmethoden
- Etc.
Im Rahmen des Mobile-Device-Managements und der ebenso möglichen Bring-Your-Own-Device-Policy ist der Fokus auf die unternehmensinternen Datensätze als wesentliche Kapitalanlage zu richten und entsprechend verantwortungsbewusst auch die Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, die das jeweils erarbeitete Konzept des Modern Workplace erfordert.
Security & Architecture
Kreativität und Inspiration sind temporär nicht auf Arbeitszeiten und örtlich nicht auf Arbeitsplätze beschränkt. Weg vom Denken, dass man zur Arbeit geht und hin zum Ansatz, dass die Arbeit da sein kann, wo man selbst gerade ist. Mitarbeiter müssen schnell, einfach, sicher und losgelöst von Zeit und Ort auf Unternehmensdaten und -anwendungen zugreifen können.
Das ist performant insbesondere durch den Einsatz von Cloud-Lösungen möglich. Die Kehrseite der Medaille ist aber die ebenso gesteigerte Anfälligkeit für Cyberangriffe. Da es für Ihr Unternehmen von existenzieller Bedeutung ist, Ihre Daten als wichtigste Ressource zu schützen, bedarf es hier zwingend eines modernen Security Ansatzes, um die Risiken für die Mitarbeiter und das Unternehmen aufs absolute Minimum zu beschränken.
Wir erkennen mit der Datenverarbeitung auch die Verantwortung des Schutzes vor unbefugtem Fremdzugriff an und bieten daher hochqualitative Sicherheits- und Architekturdienstleistungen. So könnte der Einsatz eines Managed Service Security Providers eine Lösung sein. Mit dem Einsatz eines MSSP verlagern Sie einen Teil der Sicherheitsarchitektur ebenfalls in die Cloud, was enorme Vorteile bietet insbesondere auf die Reaktionsschnelligkeit bei Cyberattacken.
Das Primärziel bleibt dabei die Etablierung und Aufrechterhaltung eines aufeinander abgestimmten Gesamtkonstrukts, was zwar keinen Raum für sicherheitsrelevante Lücken lässt, wohl aber Raum für möglicherweise erforderliche Nachjustierungen.
Um ein solch kohärentes Sicherheitssystem zu integrieren, was den Datenbestand schutzklassenspezifisch in Teilen als auch im Ganzen schützt, bedarf es einer abgestimmten IT-Sicherheitsarchitektur. Durchdacht aufgebaut, erlaubt sie es, die Verflechtungen komplexer IT-Strukturen zu durchdringen und mögliche Risikopotentiale früh- und rechtzeitig zu erkennen.
Ist der Konzeptions- und Evaluierungsprozess erst einmal abgeschlossen, kann das Projekt nicht schon zu den Akten gelegt werden, da sich mit den Bedrohungsentwicklungen auch die konterkarierende Sicherheitsstruktur weiterentwickeln muss.
Vordergründig verschiebt sich die Zielsetzung dann hin zu einer stetigen Evaluierung, ob die bestehende Sicherheitsarchitektur den Anforderungen und den Geschäftszielen noch gerecht wird oder, ob hier Anpassungsbedarf gegeben ist. Die Implementierung kann hierbei einem evolutionären Ansatz folgen. Schutzmechanismen können nach Bedarf auch sukzessive eingeführt werden. Jedoch ist eines klar: Ohne eine grundlegende Sicherheitsarchitektur ist ein Modern Workplace nicht umsetzbar.
Cloud-Consulting
Die Cloud begleitet uns in der gesamten IT-Welt schon seit vielen Jahren und hält sich seitjeher stets in Bewegung und uns in Atem. Denn immer wieder kommen neue Dienste und Anwendungen hinzu, alte fallen weg und regulatorische Anforderungen ändern sich ebenso dynamisch wie die Cloud-Möglichkeiten selbst. Wo man sich vor einigen Jahren noch auf langlebige Software-Deployments verlassen konnte, stehen heute fortwährende Updates auf der Agenda, deren Erneuerungszyklen kürzer denn je sind.
Trotz allem liegen die Vorteile auf der Hand: Service-Provider wie Microsoft, Google oder Amazon stellen die notwendigen Ressourcen bereit, um verschiedene Dienste vollständig in die Cloud auslagern und damit jederzeit übers Internet abrufbar sein zu können. Cloud-Systeme sind darüber hinaus ohne hohe Investitionen gewinnbringend nutz- und skalierbar. Dadurch werden die Anschaffung und Aufrechterhaltung teurer eigener Hardware sowie kostspielige Wartungen und Lizensierungen obsolet.
Gepaart mit der simplen Adaptionsfähigkeit, Agilität und entsprechender Sicherheitsstrukturen verwundert es nicht, wenn die Cloud-First Strategie vieler Wirtschaftsbetriebe, d.h. das Bevorzugen von Cloud-Diensten, immer mehr zur Cloud Only Ambition und damit dem Auslagern aller Dienste in die Cloud avanciert. Gerade i.R.v. Modern Workplace Projekten werden intelligente Cloud-Lösungen unausweichlich sein, will man von einem von Raum und Zeit unabhängigen, flexiblen und gesicherten Datenzugriff profitieren.
Um den Anschluss nicht zu verlieren und auch morgen noch die enormen Datenmengen verarbeiten zu können, gilt es heute schon, die eigene IT wettbewerbs- und konkurrenzfähig zu positionieren. Denn die Cloud ist mittlerweile zum absoluten Schlüsselfaktor einer jeden erfolgreichen Modern Workplace Transformation vorgeritten. Neben der schnellen und zielgerechten Erweiterung bei Bedarf bieten gute Cloud-basierte Services die Mobilität von Mitarbeitern und Unternehmensdaten und stoßen damit auch aus Sicht des Arbeitsklimas und der Belegschaft auf große Resonanz.
Blue Mountain unterstützt Sie hier bei einem strukturierten Vorgehen und forciert mit Ihnen die erfolgreiche Integration und Orchestrierung. Damit kann die IT deutlich entlastet werden, was zu weiteren Effizienzsteigerungen beiträgt. Wir arbeiten von Beginn an bereits unternehmensweit im „cloud-only“ Ansatz und leben quasi täglich den Modern Workplace.
Microsoft 365
Besonders im Zuge von der Digitalisierung und immer mehr Grenzen überschreitender Zusammenarbeit ist die Bedarfslücke für unabhängiges, ungebundenes Arbeiten und Kooperationen ersichtlich geworden. Wer heute dem Spirit des Modern Workplace folgen möchte, braucht selbstverständlich auch die passende Ausstattung. Eine Antwort hierauf ist: Microsoft 365.
Für Unternehmen, die ohnehin auf die Microsoft Office Suite setzen, führt mittlerweile kein Weg mehr an Microsoft 365 vorbei. Insbesondere dann, wenn man Workflows vereinfachen, Teamarbeit fördern und den Arbeitsplatz produktiver und sicherer gestalten möchte, um auch weiterhin konkurrenz- und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Online-Dienste von M365 verbinden die bekannten Office-Anwendungen mit vielfältigen weiteren spezifischen Tools. Im M365 Portfolio finden sich alle notwendigen Werkzeuge um den IT Betrieb managen zu können. Dazu zählen Endpoint Management Systeme, Conditional Access für den Zugriffsschutz und auch Cloud App Security Lösungen, mit denen Sie die Applikationen gezielt einschränken können, sofern Sie das wünschen. Die Nutzung weiterer im Bundle enthaltenen Features wie Data Loss Prevention ermöglicht es Ihnen die Unternehmensdaten im Unternehmen zu halten. Ein Versand bspw. per Email von einem untreuen Mitarbeiter kann so unterbunden werden. Die Lizenzbeschaffung kann über einen Cloud Service Provider erfolgen und die Nutzung tagesgenau abgerechnet werden.
Die integrierten Lösungen decken die Anforderungsspektren von Unternehmen ab und tragen zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei. M365 nutzt dabei die Leistungsfähigkeit und Universalität der Cloud, um Personen und Organisationen dabei zu helfen, ihre Potenziale voll auszuschöpfen, ihre Produktivität zu steigern und so mehr zu erreichen.
Diese Kombination aus hoher Verfügbarkeit, simpler Bereitstellung und komplikationsloser Skalierbarkeit sowie die ständige Weiterentwicklung und starken Sicherheitsmechanismen durch kontinuierliche Updates überzeugen immer mehr Unternehmen, die M365 Migration in ihren Modernisierungs- und Digitalisierungsvorhaben umzusetzen.
Gemeinsam mit unseren zertifizierten Consultants erarbeiten wir für Sie nach einer Anforderungsanalyse ein individuelles Strategiekonzept sowie betriebsspezifische Einzelfalllösungen und Migrationswege, die wir gemeinsam umsetzen.
User Adoption & Change Management
Auch die beste und modernste Technologie bringt keinen Gewinn, wenn der Anwender mit ihr nicht umzugehen weiß. Erfolgreiche Change-Prozesse hin zu einem Modern Workplace bedeuten also mehr als nur die Einführung von Hard- und Software sowie Cloud Work. Genauso wichtig für den Gesamterfolg sind die Zufriedenheit und Produktivität der Endkunden, hier der Mitarbeiter. Die Frequenz mit der neue IT-Services den Markt beeinflussen, ist höher denn je. Doch können Mitarbeiter hierdurch schnell überfordert werden, was sogar das Risiko einer Produktivitätsgefährdung birgt.
Wer also seine IT-Investitionen in digitale Arbeitsplatzlösungen gewinnbringend einsetzen möchte, der braucht auch ein durchdachtes User-Adoption-Programm, was die Endanwender zur Anwendung befähigt und motiviert. Nur so ermöglichen neue Technologien, sichtbare Vorteile. Die Akzeptanz des Mitarbeitenden für das Produkt wird wohl der entscheidende Messwert des Erfolgs sein. Das Thema Change und Adoption sollte daher eine tragende Rolle im Projekt spielen, um die Anwender rechtzeitig dazu zu befähigen, den digitalen Arbeitsplatz auch nutzbringend für die Firma einzusetzen.
Als eine Vorgehensweise hat sich das ADKAR-Modell als hilfreich erwiesen. ADKAR steht als Akronym für fünf konkretisierte Phasen eines erfolgreichen Changes: Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verankerung).
Dabei wird der Anwender sukzessiv auf die neuen Funktionen vorbereitet und bis zur selbstgewollten Umsetzung begleitet. Zunächst ist ein durch alle Betriebsstrukturen gehendes Bewusstsein (Awareness) für die Veränderung zu schaffen. Erst durch die Kenntnis um die Vorteile für die Belegschaft, entsteht der Wunsch (Desire), den Change-Prozess mitzutragen. Darauf folgt die Vermittlung von nötigem Wissen (Knowledge) und Anwendungskompetenzen (Ability) sowie das Bereitstellen entsprechender Fördermaßnahmen. Schließlich sind die Erfolge zu sichern und aufrechtzuerhalten, um die Changes zu verankern und zu verstärken (Reinforcement). Hier ist auch Raum für das Analysiere auf und Korrigieren von Lücken.
Für einen optimalen Verlauf sind Multiplikatoren im Unternehmen frühzeitig zu identifizieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass es sich lohnt, diese motivierten Mitarbeiter im Vorfeld gesondert im Umgang mit den neuen Tools zu schulen, da diese eine Aufgeschlossenheit für den Veränderungsprozess mitbringen und diesen effektiver ins Unternehmen tragen können.