Teams, SharePoint und OneDrive – ein tolles Team?

Bereits im März 2017 startete Microsoft mit Microsoft Teams eine Kollaborationsplattform, die innerhalb der M365-Welt von Microsoft angesiedelt ist und eine täglich wachsende Anzahl von Erweiterungen für Drittanbieterprodukte bietet. Zeigte sich das Tool am Anfang in puncto Usability häufig noch dem Konkurrenten Slack unterlegen, sind diese Zeiten spätestens seit Beginn der Covid-19 Pandemie vorbei (aktuell hat Teams weltweit 125 Millionen Nutzer, Tendenz steigend).

Die Coronakrise hat dafür gesorgt, dass die Arbeitswelt unter erheblichem Digitalisierungsdruck geriet und sehr kurzfristig Voraussetzungen für das Arbeiten aus dem Homeoffice, bzw. in Wechselschichtmodellen und einer dezentralen Organisation geschaffen werden mussten. Unternehmen, die zwar schon von modern workplace und Arbeiten 4.0 gehört hatten, die Umsetzung im eigenen Betrieb aber bisher in einer diffusen Zukunft wähnten, wurden kalt erwischt und zu einer überhasteten Umsetzung gezwungen. nDas führte häufig dazu, dass Microsoft Teams und M365 in viele Betriebe sozusagen „hineingekippt“ wurden. Während die Desktop-Versionen von Word, Excel, Powerpoint etc. noch einen hohen Wiedererkennungswert boten, war MS Teams in vielen Fällen Neuland und die Schulung der Mitarbeiter blieb auf der Strecke.

Neben Richtlinien für die Kommunikation in Teams, Kanälen und Chats fehlte häufig auch das Verständnis dafür, wo und wann was wie gespeichert wird. Microsoft Teams ist als Teil der M365-Welt immer im Zusammenspiel mit OneDrive (for business) und Sharepoint online zu betrachten. OneDrive und Sharepoint online sind beides Cloudspeicherlösungen, die sich in vielen Punkten sehr ähnlich sind. So ist es z.B. mit beiden Tools möglich Dateien freizugeben und gemeinsam zu bearbeiten, Zugriff über mobile Endgeräte zu erhalten, oder eine Synchronisation mit dem stationären PC, Laptop oder iOS-Gerät einzurichten und beide bieten die Versionierung aller Office-Dateien.

Die Frage, warum man zwei unterschiedliche Tools nutzen sollte, die mehr zu verbinden als zu trennen scheint, ist da durchaus berechtigt.

Hier kommt die Antwort:

OneDrive for business wurde für persönliche Dokumente der Arbeitnehmer konzipiert.

Je nach gewähltem M365-Nutzungsplan des Unternehmens stehen jedem Nutzer mindestens 1 TB persönlicher Cloudspeicher in der Gestalt von OneDrive zur Verfügung. Hier können Drafts gespeichert werden, die noch nicht reif für die Veröffentlichung, den Input oder die Kollaboration in einem Teams-Team, Kanal oder in Sharepoint online sind. Vom Konzept her ist OneDrive also vergleichbar mit dem lokalen Speichern auf dem PC oder Mac etc., allerdings mit dem gewaltigen Plus, dass der mobile Zugriff über die meisten Geräte möglich ist und wenn man doch nicht auf das Gefühl verzichten möchte stationär auf dem eigenen Endgerät zu arbeiten, lässt sich OneDrive problemlos in den Explorer oder Finder einbinden und synchronisiert automatisch alle Änderungen in die Cloud, so dass der gleiche Datenstand von jedem Zugriffspunkt aus gegeben ist. Und natürlich gibt es auch die Möglichkeit Personen aus dem Team, oder sogar außerhalb der Organisation, Zugriff auf einzelne Dateien oder ganze Ordner zu geben. Dabei können diese unkompliziert mit unterschiedlichen Rechten in Bezug auf die freigegebenen Daten ausgestattet werden und – was fast noch wichtiger ist – der Zugriff kann auch problemlos wieder entzogen werden.

Meine persönliche Empfehlung an dieser Stelle ist aber, OneDrive möglichst nicht als Ausgangspunkt für diverses Filesharing zu nutzen, weil man sonst sehr schnell den Überblick über die erteilten Rechte verlieren kann. Ist eine Datei reif für die Veröffentlichung, so ist sie aus meiner Sicht auf dem Sharepoint besser aufgehoben.

Sharepoint (online) ist unter anderem dafür konzipiert worden, um gemeinsam mit anderen an Dateien zu arbeiten und um dort Dateien abzulegen, die alle diejenigen mit der entsprechenden Berechtigung, sehen sollen und dürfen. Die Zugriffsrechte lassen sich dabei sehr fein austarieren von reinen Leserechten, bis hin zu umfänglichen Rechten zum Ändern, Löschen, Veröffentlichen etc. Je nach Präferenz im Unternehmen eignet sich Sharepoint natürlich für den Aufbau eines Intranets und zur Veröffentlichung von News.

Und was ist mit Teams?

MS Teams ist das Bindeglied zwischen OneDrive (privater Bereich) und Sharepoint (öffentlicher Bereich) und das Tor in die M365-Welt und zu diversen weiteren Anwendungen.

MS Teams „lebt“ gewissermaßen im Sharepoint. Für jedes Teams-Team und jeden Kanal wird im Sharepoint automatisch eine Website angelegt. Alles was in einem Teams-Team oder einem Teams-Kanal stattfindet, wird im Sharepoint gespeichert und hinter der Registerkarte ‚Dateien‘ in Teams verbirgt sich die entsprechende SharePoint Dokumentenbibliothek, die wir nur durch eine „Teamsbrille“ betrachten. Das bedeutet in der Folge, dass alle Berechtigungen aus dem Teams-Team und den Kanälen auch für die Dateien auf dem Sharepoint gelten und umgekehrt. Die Grundlage hierfür bilden die Gruppen im Azure AD. Der optimale Startpunkt für die Zusammenarbeit an einer Datei ist also immer der entsprechende Kanal oder das Team.

Wie sieht es aber mit Dateien aus, die über die Chatfunktion in Teams geteilt werden?

Hier, für diesen privateren Rahmen, kommt OneDrive ins Spiel. Dateien, die man in Chats hochlädt werden nicht in Sharepoint gespeichert, sondern landen im jeweiligen OneDrive standardmäßig im Ordner „Teams Chatdateien“ und sind daher nicht für eine Kollaboration geeignet. Anders sieht es aus, wenn man in einem Chat den Link zu einer Datei teilt, die in den Kanaldateien liegt. In diesem Fall landen die Chatteilnehmer mit einem Klick alle im gleichen Dokument und können es direkt in Teams, online oder in der entsprechenden Desktop-App bearbeiten, denn dieses Dokument hat seinen Heimathafen auf dem Sharepoint. Teams bietet die Möglichkeit, beliebige Sharepoint-Websites oder Dokumentenbibliotheken als eigene Registerkarten einem Teams-Team oder Kanal hinzuzufügen. Falls man also bereits ein Intranet in Sharepoint aufgebaut hat, ist die Verknüpfung mit Teams kein Problem.

Fazit