Agile Prozesse im Start-up

4.04.2020

An welchem Punkt kommen Gründer von Start-ups nicht mehr um Prozesse herum? Und ist eine agile Prozessorganisation die beste Wahl? Welche grundsätzlichen Überlegungen sollten in die Prozessgestaltung einfließen und wo lauern Fallstricke bei der Umsetzung. Die Autorin hat sich dazu Gedanken gemacht und setzt sich mit der nachhaltigen Implementierung von Prozesse im Umfeld eines bestehenden Start-ups auseinander.

 

 

Bei der Gründung eines Startups im Beratungssegment steht man vor vielen Herausforderungen.  
Der Tag hat bekanntermaßen nur 24 Stunden, daher liegt der Fokus naturgemäß auf „money-making-activities.   

Gesundes Wachstum will gelernt sein 

Irgendwann kommt aber zwangsläufig der Punkt, an dem man sich auch über die Strukturierung bestimmter Back-OfficeProzesse Gedanken machen muss. Anders ist nachhaltiges Wachstum nicht möglich. 
Typische Beispiele sind dabei ein durchdachter Recruiting- und Onboarding-Prozess, Ablagestrukturen, bei steigenden Mitarbeiterzahlen das Berechtigungsmanagement und vieles mehr.  

Die genannten Beispiele machen Eines deutlich: der Aufbau einer leistungsfähigen Back-Office-Organisation wird spätestens dann notwendig, wenn man Wachstum durch neue Mitarbeiter generieren will. Ein Gründer, der bisher im Einzelkämpfermodus sein Start-up vorangetrieben hat, wird Schwierigkeiten haben, Mitarbeiter zu gewinnen und viel wichtiger noch, auch zu halten. Es sei denn, er hat sich im Vorfeld Gedanken über Ausstattung, Einarbeitung, Berechtigung und personaltechnische Verwaltung für seine neuen Kollegen gemacht.

 

Adaptionsfähigkeit der Prozesse – Universalität sticht Maßschneider

Insbesondere in kleinen und wachstumswilligen Unternehmen ist es sinnig, Prozesse so aufzusetzen, dass sie sowohl für 3 als auch für 300 Mitarbeiter funktionieren und anwendbar sind. Bildlich gesprochen sollte ein Prozess mit der Grundplatte von LEGO® vergleichbar sein. Nach Bedarf kann hier weiter aufgebaut werden, weil das Fundament so durchdacht ist, dass es einer baulichen Expansion standhält.

Mit anderen Worten: ruhig am Anfang etwas mehr Gedankenarbeit in einen schlanken Prozess à la LEGO®-Grundplatte stecken. Es wird ansonsten schnell ein Punkt erreicht, an dem der komplette Prozess zurückgerollt werden muss, weil er nicht mitwachsen kann.

Wie kommt Agilität ins Spiel?

Mangels vorhandener Strukturen ist ein agiler Ansatz in der Prozessorganisation von Start-ups beinahe zwingend. Oft erkennt man einen Prozessbedarf erst dann, wenn man in seiner Arbeit an den Punkt gelangt, wo ein solcher fehlt. Der nächste logische Schritt ist es, sich mit allen internen und gegebenenfalls auch externen Parteien auseinanderzusetzen, die von dem zu schaffenden Prozess betroffen sind. So können die Erwartungen an das Prozessergebnis geklärt werden. Danach werden die einzelnen Schritte auf dem Weg dorthin definiert.

Läuft der Prozess anschließend im Probelauf reibungslos durch, kann er festgeschrieben und an alle Beteiligten als verbindlich kommuniziert werden. Ob man hier ein Fluss- oder Swimlane-Diagramm nutzt oder den Prozess nur schriftlich gliedert, spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Das Netz ist gefüllt mit sehr guten Anleitungen, Tipps für Tools und Vorlagen, daher bleibt dieses Themenfeld hier außen vor.

Läuft der Prozess nicht reibungslos, müssen je nach Umfang der Dysfunktion einzelne Prozessschritte nachgeschärft werden. Eventuell verabschiedet man sich gleich von dem kompletten Entwurf und fängt von vorne an. Es wird immer wieder Situationen geben, in denen man viel Denkarbeit in einen Ablauf steckt, der am Ende in Bausch und Bogen durch den Praxistest rasselt.

Achtung! Hier lauert die Gefahr, an einem fehlerhaften Prozess festzuhalten und die Arbeitswirklichkeit, um diesen herumzubiegen. In so einem Fall gilt jedoch: Zähne zusammenbeißen, ab in die Tonne mit untauglichen Prozessen und alles auf Anfang.

Auch bei der Prozessentwicklung gilt das Motto: aus Fehlern lernt man am meisten.

Und nicht vergessen: ein stehender Prozess sollte mindestens jährlich wiederkehrend auf den Prüfstand gestellt werden. Eventuell sind Anpassungen an neue Parameter notwendig.

 

Was bedeutet das für Gründer?

Nur Mut! Als Gründer im Beratungssegment muss man nicht von Tag 1 an eine perfekte Organisation haben. Wirklich wichtig wird dieser Punkt zum ersten Mal dann, wenn man sich vergrößert.

Und auch wenn man an diesen Punkt gelangt, muss man nicht innehalten und mühsam zum Beispiel ein Onboarding-Konzept von A bis Z durchdenken, bevor ein Kollege ins Team geholt wird. Der besondere Schmelz von Start-ups ist ja gerade, dass noch Vieles in Bewegung ist.

Neue Kollegen lassen sich sehenden Auges auf diese Konstellation ein und erwarten keinen Perfektionismus. Sie werden nicht von makellosen Prozessen angezogen, sondern von der Möglichkeit kreativ im Sinne von NEW WORK zu arbeiten und ihr Arbeitsumfeld mitzugestalten. Warum also diese Kreativität und den Gestaltungswillen nicht für eine gemeinsame agile Prozessentwicklung nutzen?

Fazit:

Prozessentwicklung hat unbestreitbar ihre Tücken. Am Ende des Tages lohnt der sich der Aufwand dennoch, weil damit die Basis für Effizienz und Wachstum geschaffen wird.
Die Challenge für Start-ups besteht darin, Prozesse schlank und effizient zu gestalten. Es darf kein Verwaltungskorsett entstehen. Prozesse in Startups bilden im Optimalfall das luftige Gerüst, an dem das Unternehmen hochranken kann.

Die Autorin: Cornelia Stichnoth leitet das Back-Office bei der Blue Mountain Consulting GmbH und verantwortet die Einführung von Prozessen, begleitet das Onboarding und unterstützt die Projektleitung aktiv beim unternehmerischen Wachstum.