Microsoft Teams Community Day 2020
Wenn man sich selbst nicht mit den Themen im Vorfeld auseinandergesetzt hat, kann man nur bedingt beratend zur Seite stehen. Unter diesem Motto stehen wir als Berater immer wieder vor neuen Herausforderungen und der Aufgabe, uns neuen Themen zu stellen. Um mich rund um das Thema MS Teams weiter zu vernetzen habe ich den MS Team Community Day 2020 besucht und möchte hier euch kurz darstellen, wie ein solcher Abend abläuft.
Als Berater sind wir täglich bei unseren Kunden im Einsatz, um beispielsweise bei der Einführung neuer Technologien und der Umsetzung neuer Regularien zu helfen. Damit unsere Arbeit auch einen echten, sichtbaren und raschen Mehrwert bringen kann, ist es notwendig, sich regelmäßig in neuen Technologien und Best-Practices fortzubilden um diese anschließend praxisnah zum Einsatz zu bringen. Nur wenn man sich selbst mit den Themen im Vorfeld auseinandergesetzt hat, kann man qualifiziert beratend zur Seite stehen. Eben solche Kongresse und Veranstaltungen bieten den Teilnehmern auch immer den Rahmen das eigene Expertennetzwerk auszubauen. Dies ist ein wichtiger Baustein, um bei Spezialfragen in der Praxis schnell den richtigen Experten zu befragen.
Möglichkeiten des Know-How–Aufbaus und des Netzwerkens gibt es viele – eine Gute sind sogenannte Chapter. Diese finden in vielen verschiedenen Städten statt, immer rund um ein bestimmtes Thema, in (un-) regelmäßigen Abständen.
Für mich ist ein Kernthema aktuell die Umstellung zu Microsoft Teams, welches ich derzeit bei einem unserer Kunden im Bankensektor umsetze. MS Teams ist dabei für mich nicht neu – ich konzipiere, konfiguriere, administriere und nutze es bereits intern seit dem ersten Release im Rahmen der Office 365 Suite. Obwohl ich anfangs auch skeptisch und kritisch gewesen bin, habe ich schnell den immensen Mehrwert erkannt und bin der Überzeugung, dass MS Teams in den kommenden Jahren das führende integrierende Tool rund um Communication und Collaboration im Business- und IT-Umfeld sein wird.
Die Einführung in einem kleinen Unternehmen oder auf der bekannten „grünen Wiese“ ist hierbei simpel und wenig komplex. Im Mittelstand sowie im Konzernumfeld, insbesondere bei Banken und Versicherungen stößt man jedoch auf viele Widerstände und Herausforderungen – insbesondere mit Blick auf regulatorische Leitplanken.
Somit war für mich der Entschluss gefasst, mich zu dem Thema mit Experten auszutauschen, die mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind. Nach einer kurzen Recherche bin ich auf die „MS Cloud & Collaboration Community Hannover“ gestoßen. Diese bot Ende Januar den ersten MS Teams Community Day 2020 an. Vorfreudig und gespannt fuhr ich zur Event-Location in Hannovers Stadtteil Bult. Dort angekommen fand zunächst ein netter Austausch bei Kaltgetränken und Schnittchen statt. Es war schnell zu erkennen, dass alle Teilnehmer für das Thema Teams und Collaboration „Feuer und Flamme“ waren. Dieser Umstand eröffnete mir die Gelegenheit, direkt mit Gleichgesinnten in den fachlichen Austausch einzusteigen.
Zu Beginn des Vortrags gab es eine Besonderheit, denn an Stelle der klassischen Begrüßungsreden, wurde das Event mit einer MS Teams Session eröffnet. Zusammengeschaltet wurden 13 verschiedene Standorte, bundesweit, mit ca. 15-50 Teilnehmern je Ort. Die interessant gestaltete Keynote wurde zentral gehalten und sogar die Technik, wenn auch mit anfänglichen Schwierigkeiten, funktionierte wie gewünscht. Es wurde durch diese Zusammenschaltung eine Art „Wir-Gefühl“ transportiert und machte die Session menschlich und nahbar.
Die Fachvorträge, die wiederrum lokal stattfanden, waren je Standort anders gestaltet. Teils referiert durch die Teilnehmer der Chapter selbst, teils auch durch zugeladene Experten für ein bestimmtes Thema. Hier zeigt sich einmal mehr der Mehrwert solcher Chapter. Man kommt innerhalb dieser Community auch in Kontakt mit Fachexperten. Diese sind oft für Hersteller oder große Beratungshäuser tätig. Diese Kontakte können bei der eigenen Beratungstätigkeit durchaus hilfreich sein. In Hannover wurden folgende Fachbeiträge vorgetragen:
Session 1: Highway to Teams – Hyper-Speed Migrationen nach MS Teams basierend auf den 5 Säulen Best-Practices.
Ein grundlegender Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten, wie man von Bestandssystemen zu MS Teams migrieren kann, ohne Datenverluste oder Einschränkungen für den Endanwender erleben zu müssen. Insbesondere bei Großkunden, die regulatorischen Vorgaben unterliegen, ist dies oft eine der großen Herausforderungen.
Session 2: Power Meetings mit Microsoft Teams
Ein spannender Vortrag, wie man mit Hilfe von PowerApps eine App entwickeln kann, die bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings genutzt wird. Mit der in wenigen Minuten programmierten App war es möglich, während eines Meetings die vorgefertigten Tagesordnungspunkte zu befüllen. Die zuvor hinterlegten User haben eine Berechtigung auf diese Mitschrift, werden nach Fertigstellung des Protokolls automatisch benachrichtigt, und können auch Änderungen selbst vornehmen. Jede Änderung wird sofort für alle Teilnehmer sichtbar und in einer neuen Protokollversion gesichert. Benachrichtigungsregeln rundeten das kleine Tool ab.
Dieses Beispiel zeigt, wie man mit einfachen Boardmitteln in Teams eigene Applikationen programmieren kann, die auf die speziellen Bedürfnisse der Kunden angewendet werden können. Hier ist sicherlich noch viel Potential, insbesondere bei in Unternehmen vorhandenen Eigenentwicklungen. Ich könnte mir vorstellen, dass insbesondere Alt-Applikationen, wie z.B. aus der Domino-Welt, mit überschaubarem Aufwand mit PowerApps neu entwickelt werden können.
Zum Abschluss erfolgte wieder eine zentral zusammengeschaltete Team-Session, in der jeder Standort über seine lokalen Fachvorträge berichten konnte. Man erkannte an dem Feedback, dass die Zuhörer den Bedarf haben, sich mehr über die neuen Möglichkeiten von MS Teams auszutauschen. In Summe war der Abend kurzweilig, mit vielen netten Gesprächen in den Pausen und interessanten Kontakten. Ich komme gern wieder und freue mich auf das nächste Event.
Der Autor: Marcel Otten ist Geschäftsführer bei der Blue Mountain Consulting GmbH und verantwortlich für die Portfoliothemen Digital Workplace und Projekt Management.