Agiles Projektmanagement mit Scrum

5.10.2020

Agiles Projektmanagement kommt in der Regel zum Tragen, wenn altbewährte Methoden nicht zum gewünschten Erfolg führen. Die heute weitverbreitetste Methode im agilen Projektmanagement ist ScrumWas genau steckt hinter dieser Projektmanagement-Methode und was sind die wesentlichen Herausforderungen bei der Einführung 

 
Scrum in a Nutshell

 

Scrum ist ein Vorgehensmodell des Projektmanagements nach agilen Prinzipien. Das Modell stammt aus den 1990er-Jahren der Softwareentwicklung und strebt die Umsetzung von Lean Development bzw. der schlanken Produktion an. Heute wird es als eine allgemeine Projekt- und Produktmanagement-Methode in vielen Branchen und Unternehmensbereichen (darunter in der agilen Software- und industriellen Produktentwicklung, in der Automobilbranche, Medizintechnik, Organisationsentwicklung, Marketing etc.) eingesetzt.

 

Grundlagen

 

Agile Projektmanagement-Methoden betonen Dynamik, Flexibilität und Adaption. Sie unterscheiden sich von klassischen Ansätzen, wie beispielsweise dem Wasserfallmodell, in zwei wesentlichen Punkten: Vorgehen und Rollenverteilung.

Die ausführliche Planung am Anfang des Projekts wird durch kurzfristige Absprachen im Team ersetzt und gewinnt damit mehr Agilität. Das interdisziplinär besetzte Team organisiert sich selbst, und zwar losgelöst von klassischem Hierarchiedenken und ohne Projektleiter.

Scrum unterstützt Teams aktiv dabei, Produkte in höherer Qualität und kürzerer Zeit zu liefern, indem es auf Flexibilität statt auf starre Regeln und Agilität statt aufwendiger Dokumentation setzt.
Der Ansatz von Scrum fußt auf den Stützpfeilern: Erfahrung, Progression und Regelmäßigkeit, ist mithin empirisch, inkrementell und iterativ zugleich.

 

Scrums Kern

 

Scrums Kern (core) machen seine Regeln aus. Diese beschreiben drei Rollen, fünf Ereignisse (oder Rituale), und drei Artefakte. Das Scrum-Framework (core) wird durch Umsetzungstechniken konkretisiert und kann, je nach Firma und Projekt, individuell angepasst werden.

 
Scrum Rollen

 

  1. Product Owner: Der Product Owner ist verantwortlich für die Produktvision, Produktziele, das Produktergebnis sowie Budget. Er erklärt den Ablauf, Aufgaben und die Rollenverteilung, pflegt das Product Backlog und vertritt die Projektstakeholder.
  2. Scrum Master: Der Scrum Master sorgt für die Umsetzung, die Einhaltung der Scrum Regeln, Rollen, Werte und Kommunikation in der Produktentwicklung sowie für die Beseitigung von auftretenden Hindernissen. Er hat das komplette Projekt im Blick, moderiert Daily Scrums und unterstützt das Team.
  3. Entwicklerteam: Das Entwicklerteam besteht in der Regel aus 3-9 Fachexperten. Es sorgt für die Projektumsetzung und agiert dabei interdisziplinär und selbstorganisiert.
  4. Stakeholder: Die Stakeholder (Kunden, User und das Management eingeschlossen) äußern Anforderungen und Funktionalitäten bzgl. des Produktes dem Product Owner.

 

 
Scrum Ereignisse (Rituale/Aktivitäten)

 

  1. Sprint: Der Sprint ist ein sich wiederholender Prozess, in dem Teile des Projektes umgesetzt und finalisiert werden.
  2. Sprint-Planungssitzung: Bei der Planungssitzung werden die Sprint-Ziele festlegt.
  3. Daily-Scrum: Das Daily-Scrum ist die tägliche Team-Synchronisierung. Sie ermöglicht den Bericht aktueller to-dos und eine 24-Stunden Planung.
  4. Sprint-Review: Das Sprint-Review am Ende jedes Sprints ist eine Überprüfung des Produkt-Inkrements. Ferner wird Feedback eingeholt und das Product-Backlog ggf. angepasst.
  5. Sprint-Retrospektive: Bei diesem Schritt werden Maßnahmen für die Verbesserung künftiger Sprints getroffen.
Der Ablauf von Scrum

 

  • Im Product Backlog werden alle Anforderungen – Funktionen, Verbesserungen, Aufwandsschätzungen sowie Prozessverlauf-Änderungen – vom Product Owner gesammelt und jederzeit angepasst. Die Wünsche der Stakeholder spiegeln sich im Backlog anhand von `User Stories` wider. Die Anforderungen werden vom Product Owner ferner priorisiert und dem Team kommuniziert. Das Entwicklungsteam wählt die zu erledigenden Aufgaben autark.
  • Das Gesamtprojekt wird in 2-4 Wochen lange Sprints mitsamt einem definierten Ziel und einem Plan zur Umsetzung unterteilt. Dazu dienen die Sprint Planung zu Beginn, die Daily Scrums zur täglichen Abstimmung sowie die Sprint Review und die Retrospektive am Ende jeder Sprintphase. Der Sprint Backlog (inklusive User Stories, To-Dos, In Progress, Done) unterstützt hierbei als das Ergebnis bei der Sprintplanung für das nächste Produktinkrement. Dabei wird ermittelt, welche Tasks zur Erreichung des Sprintziels erforderlich sind.
  • Zur Arbeitsplanung trifft sich das Team für den Daily Scrum zur gleichen Zeit für max. 15 Minuten. Hierbei werden folgende Fragen beantwortet: „Was habe ich seit gestern erledigt?“ „Was werde ich heute erledigen?“ „Welche Hindernisse gefährden das Sprintziel?“
  • Es folgt die Implementierung und die Finalisierung des Produktinkrements, zum Sprintende freigegebenes, einsatzfähiges (Teil-)Produkt.
  • Im Sprint Review werden das Ergebnis vorgestellt und die nächsten Schritte besprochen. Hier sind lediglich Product Owner, Auftraggeber und Interessenvertreter beteiligt. Neue Anforderungen seitens Auftraggeber werden vom Product Owner in das Backlog als Grundlage für den nächsten Sprint eingearbeitet.
  • In der anschließenden Retrospektive reflektiert das Team, inwiefern es seine Arbeitsweise für den nächsten Sprint verbessern kann. Dabei werden konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet und priorisiert. Das Gesamtprojekt wird so Sprint für Sprint fertiggestellt.
 

 

Herausforderungen & Lösungen bei der Einführung von Scrum

 

Wie lässt sich Scrum in Teams mit starren Strukturen und festgefahrenen Prozessen oder veränderungsresistenten Mitarbeitenden einführen? Welche Herausforderungen bringt Scrum mit sich?

1 – Top-down Einführung von Scrum
Problemstellung: Die Einführung einer agilen Methode wie Scrum kann eine komplette Veränderung der Firmenkultur bedeuten. Wenn Scrum top-down (als Management Idee) und nach dem Motto: „wir müssen mal eben agil werden“ eingeführt wird, sind Konflikte oder gar das Scheitern von Scrum bereits vorprogrammiert. Wenn die Mitwirkenden nicht rechtzeitig und sukzessive eingebunden werden, könnten sie womöglich eine Abwehrhaltung entwickeln oder überfordert sein.

Lösung: Die notwendige Kultur für Scrum muss zuerst geschaffen werden – das Denken in linearen Prozessen und starren Strukturen muss bei allen Beteiligten aufgelöst werden. Ein rechtzeitiger Dialog mit allen Beteiligten, Schulungen und eine allmähliche Eingewöhnung an die Methode sind daher ratsam und vorgelagert durchgeführt ein Garant für bessere Ergebnisse.

2 – Falsche Interpretation von Agilität
Problemstellung: Übertriebene Agilität in Form von dauernd spontanen Einfällen gefährdet den erfolgreichen Projektabschluss. Gerade innerhalb eines Sprints gilt es diverse Regeln zu beachten und nicht ohne weiteres einzugreifen. Die pro Sprint definierten Anforderungen sollen nicht verändert, ergänzt oder anders priorisiert werden. Spontane Einfälle und neue (Management-) Anforderungen erschweren die Aufgabe des Product Owners, sich ans Backlog und die Tasks im aktuellen Sprint zu halten. Ohne Regeleinhaltung innerhalb eines Sprints besteht die Gefahr, dass das Team nie zu einem zufriedenstellenden Resultat kommt und kann somit bei allen Beteiligten zu Frustration führen.

Lösung: Die Kultur einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auf Augenhöhe, Management eingeschlossen, ist im Scrum zentral und muss vorab erfolgreich geschaffen werden.
Das Backlog soll durch neue Ideen anwachsen, jedoch müssen diese stets priorisiert werden, sodass eine vorab definierte, gleichbleibende Anzahl der Tasks pro Sprint bearbeitet wird.

3 – Falsche oder keine Rollenumsetzung
Problemstellung: Das Modell Scrum sieht bei den definierten Scrum Rollen keinen klassischen Projektleiter vor. Weder der Product Owner noch der Scrum Master ist der Teamchef: Keiner von ihnen definiert, welches Projektteammitglied welche Aufgabe wie zu erledigen hat noch verlangen sie einen Rapport. Stattdessen ist die komplette Projektkommunikation direkt und transparent, – allen im Team ist die Gesamtheit des Projekts jederzeit bekannt. In (bisher) hierarchisch geführten Teams können offene Kommunikation und (neue) Rollenverteilungen zu Verunsicherungen führen. Das Team muss dazu fähig sein, sich selbst zu organisieren, seine Aufgaben selbstständig zu planen und direkt miteinander abzusprechen. Hierbei sollte beachtet werden, dass nicht jeder Mitarbeitende (sofort) bereit oder fähig dazu ist, diese Rolle ohne weitere Unterstützung einzunehmen.

Lösung: Auch hier gilt es eine Kultur zu schaffen, die allmählich und mit Begleitung eingeführt wird. Eines der erfolgreichen Change Management Modelle ist beispielsweise ADKAR.

Major Takeaways für die Einführung von Scrum

1. Scrum kann weder nebenbei eingeführt werden, noch funktioniert es als Managementbefehl. Für Scrum muss vorab der Nährboden für eine neue Firmenkultur geschaffen werden. Allen Beteiligten sollten Sinn und Zweck von Scrum verständlich sein. Um den „agilen Wasserfall“ (der Vermischung von traditionellen und agilen Projektmanagement-Methoden) sowie Unsicherheiten und Frustrationen bei den Mitarbeitenden zu verhindern, gilt es genügend Zeit in die Einführung von Scrum zu investieren.

2. Agiles Projektmanagement heißt nicht unüberlegtes Handeln. Grenzenlose Agilität gefährdet sowohl den Projektabschluss als auch die Motivation im Team. Die Pflege des Backlogs gehört zu den Schlüsselaufgaben im Scrum. Alle Beteiligten (inklusive Management) haben sich ans Backlog und die Laufzeit der Sprints zu halten.

3. Die agile Methode bedingt, dass drei Scrum Rollen (Product Owner, Scrum Master, Projektteam) korrekt verstanden und umgesetzt werden und eine nicht hierarchische, vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Beteiligten stattfindet. Kontinuierliche Unterstützung und Ermutigung auf der einen sowie Selbstverantwortung und -motivation auf der anderen Seite, sind wichtige Voraussetzungen für ein funktionierendes Scrum.

Fazit

 

Scrum unterstützt Teams aktiv dabei, Produkte in höherer Qualität und kürzerer Zeit zu liefern, indem es auf Flexibilität statt auf starre Regeln und aufwendige Dokumentation setzt. Diese Methode verschlankt deutlich die Entwicklungsprozesse und verfolgt dabei Dynamik, Flexibilität und die Strukturierung von komplexen Vorhaben mithilfe von konstanter Anpassung, aktiver Kommunikation und Transparenz hin zu einem adaptions- und daher überlebensfähigen Allrounder. Dank dem regelmäßigen Austausch mit Kunden, Auftraggebern und innerhalb des Scrum Teams, können alle Anforderungen da, wo es erforderlich ist, berücksichtigt und agil implementiert werden.

Sollten auch Sie die Vorzüge des Scrums als agile Projektmanagementmethode in Ihrem Unternehmen erfahren und von der Produktivitätssteigerung profitieren wollen, sprechen Sie uns gerne an. Mit der notwendigen Expertise und der Gestellung von fachlich versierten Ressourcen unterstützen wir Sie tatkräftig bei Ihrem Vorhaben.

Die Autorin: Frederika Rib ist als Associate Consultant bei der Blue Mountain Consulting GmbH tätig und agiert intern im Bereich Zukunfts- und Fortbildungsgestaltung sowie Transformationsmanagement.