Ein moderner digitaler Arbeitsplatz steigert die Produktivität
Die Zusammenarbeit hat sich in 2020 deutlich verändert. Der digitale Arbeitsplatz soll überall zu jederzeit verfügbar sein. Viele Unternehmen haben zwar den Fernzugriff ermöglicht, aber ist das Arbeitsplatzkonzept auch an die neuen Anforderungen angepasst?
In den meisten traditionellen Unternehmen bedeutete Zusammenarbeit noch zu Anfang des Jahres den direkten Austausch mit Kollegen an Schreibtischen und in Besprechungsräumen. Dieses Arbeitsplatzkonzept ist heute abgelöst durch die Home-Offices und den Einsatz von Remote-Access-Lösungen. IT-Verantwortliche haben große Anstrengungen vorgenommen, um die Mitarbeiter in Unternehmen überhaupt zu befähigen, außerhalb des eigenen Netzwerks arbeiten zu können während der Corona Pandemie. Der Gedanke an die Zusammenarbeit stand dabei zunächst weniger im Vordergrund. Das ändert sich zunehmend und viele Unternehmen müssen die vorhandenen Lösungen anpassen um den neuen, dauerhaften Anforderungen gerecht zu werden.
Die Technik für die digitale und räumlich getrennte Zusammenarbeit ist vorhanden. Für eine zufriedenstellende User Experience bedarf es jedoch einiger Anpassungen, um die Zusammenarbeit in Unternehmen auf ein professionelles Niveau zu heben.
Welche Anforderungen existieren und welche Vorteile bietet ein moderner digitaler Arbeitsplatz?
Die Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz sind heute andere als noch vor wenigen Jahren. Unternehmen müssen sich spätestens jetzt um sichere und flexible Lösungen kümmern. Dabei führt kaum ein Weg an Cloud-Technologien vorbei. Die Datenhaltung im eigenen Rechenzentrum erschwert den Zugriff von außen und die Zusammenarbeit mit den weltweit tätigen Kollegen. Hohe Latenz beim Echtzeit-Datenaustauch wie Video-Telefonie sind vorprogrammiert und führen zu Frustration beim Endanwender.
Heute muss der digitale Arbeitsplatz jederzeit, von überall, zeitgleich, einfach und sicher erreichbar sein:
Jederzeit
Während im traditionellen Büroalltag der Austausch mit Kollegen zu den gewöhnlichen Arbeitszeiten standfand, hat sich heute durch ein flexibles Arbeitszeitmodell und weltweite Zusammenarbeit die Anforderung ergeben, dass zu jeder Tageszeit der Zugriff auf den Arbeitsplatz ermöglicht sein muss, bei gleichbleibender Performance.
Von überall
Stichwort Home-Office: Der Zugriff konnte für viele Unternehmen bisher nur im eigenen Unternehmensnetzwerk erfolgen. Der Home-Office Einsatz war oft nur ein Privileg für wenige Personen. Unternehmensdaten müssen heute von überall erreichbar sein, ob am Heimarbeitsplatz, auf dem Flughafen oder in der Bahn. Moderne Lösungen bieten hier einen performanten Zugriff aus dem Internet auf Unternehmensdaten. Dabei werden neue Technologien eingesetzt, die den klassischen Weg der VPN-Verbindungen ersetzen.
Zeitgleich
Die Aufgaben müssen heute schnell erledigt werden. Das hin- und herschicken von Datei-Anhängen und manuelles Versionieren sollte schon lange der Vergangenheit angehören – ist leider aber immer noch verbreitete Praxis. Dabei ist dies gerade einer der größten Vorteile. Das gemeinsame, zeitgleiche Arbeiten in EINER Datei ist mit Cloud-Technologien problemlos möglich. Unterlagen müssen nicht mühsam händisch wieder zusammengefügt werden. Es gibt immer nur eine Originaldatei. Die Versionierung erfolgt automatisch. Änderungen von Kollegen sind jederzeit einsehbar und können auch, falls gewünscht, rückgängig gemacht werden.
Einfach und sicher
Die Mitarbeiter wollen sich nicht kompliziert über mehrere Anmeldewege und VPN-Tunnel in ein Unternehmensnetzwerk einwählen. Die Performance ist von außerhalb zumeist auch schlechter als im Unternehmen. Der Zugriff muss einfach sein – egal von welchem Endgerät. Weiterhin möchten Mitarbeiter sich auch die Hardware, die sie nutzen, selbst aussuchen können. Warum sollten nur wenige Geräte auswählbar sein? In einer modernen IT-Infrastruktur können sogar persönliche Geräte der Mitarbeiter (BYOD) abgesichert werden.
Welche Herausforderungen bestehen in der Infrastruktur
Um einen modernen digitalen Arbeitsplatz in einem Unternehmen bereitzustellen, müssen verschiedenste Bereiche der Infrastruktur beleuchtet werden. Dazu zählen insbesondere:
Netzwerk
Die Bandbreiten müssen ausreichend sein, auch für kleinere Niederlassungen, um etwa die Audio- und Video-Telefonie zu ermöglichen. Weiterhin ist der klassische Hub-and-Spoke Ansatz hier eher kontraproduktiv, wenn ein Großteil des WAN-Traffics für das Internet bestimmt ist. Es sollten zusätzlich lokale Internetbreakouts geschaffen werden. Auch kommen klassische Proxy-Systeme beim Echtzeit-Traffic schnell an ihre Grenzen
Sicherheit
Die Direct-to-Internet Architektur erfordert auch ein Umdenken bei der Sicherheit. Es gilt nicht mehr das Unternehmensnetzwerk, bzw. das Endgerät zu schützen. Heute muss das Datenobjekt, bzw. die Datei selbst geschützt sein. Sobald eine Datei den Unternehmensbereich ungewollt verlässt, darf diese Datei von Dritten nicht zu öffnen sein. Unternehmen können die Absicherung ihrer Daten z.B. zu einem Managed Service Security Provider verlagern (z.B. zscaler). Der eigene Security-Stack wird dadurch erheblich geändert. Diese Änderung muss in vielen Köpfen erst noch verankert werden. Vorteile einer solchen Lösung sind viel geringeren Latenz (z.B. bei der Video-Telefonie). Der Zugriff auf Unternehmensdaten von außen wird deutlich schneller und das erhöht die User Akzeptanz.
Endgeräte
Unternehmen haben oft nicht nur einen IT-Arbeitsplatz. Oft sind mehrere Endgeräte-Typen im Einsatz. Dazu gehören Notebooks, FatClients, ThinClients, VDIs und mobile Endgeräte. Auf jedem einzelnen Gerät muss der digitale Arbeitsplatz einwandfrei funktionieren. Dazu muss ein Management der unterschiedlichen Geräte eingerichtet werden, welches eine Fernwartung aller Geräte ermöglicht. Weiterhin muss das Ausrollen/Betanken der Geräte so einfach sein wie wir das von unseren Handys kennen. Auspacken, anschalten, einloggen, Backup einspielen, fertig. Microsoft Intune ermöglicht ein solches Management – ein Hardwaretausch kann hierdurch überall, auch zu Hause, erfolgen.
Welche Herausforderungen bestehen beim Endanwender?
Der Endkunde für den digitalen Arbeitsplatz ist immer der Anwender. Seine Akzeptanz für das Produkt ist der wohl entscheidendste Messwert. Unternehmen dürfen nicht vergessen, die Anwender rechtzeitig mit einzubinden und zu befähigen, den digitalen Arbeitsplatz produktiv einzusetzen. Das Thema Change und Adoption sollte von Beginn an eine bedeutende Rolle haben.
Als ein Vorgehensmodell für die Einbindung erweist sich das ADKAR-Modell als recht hilfreich. Dabei wird der Anwender Schritt für Schritt auf die neuen Funktionen vorbereitet und bis zur selbstgewollten Umsetzung begleitet.
Weiterhin sollten bei großen Unternehmen im Vorfeld Multiplikatoren identifiziert werden. Diese motivierten Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen Tools geschult werden, um diese aktiv ins Unternehmen tragen zu können.
Wie sichere ich meine Unternehmensdaten?
Das Thema Security und die Einhaltung der branchenspezifischen Compliance-Vorgaben, insbesondere bei Banken, darf nicht außer Acht gelassen werden und wird oft unterschätzt. Mit der Einführung eines modernen Arbeitsplatzes, der quasi eine direkte Verbindung zum Internet hat, rüttelt man an den Grundpfeilern der klassischen Sicherheitsarchitektur. Unternehmensdaten liegen nicht mehr im eigenen Rechenzentrum, sondern werden über das Internet in die Cloud übertragen. Die Sicherheit muss auf das zu schützende Datenobjekt runtergebrochen werden. Dabei muss die Authentifizierung der Anwender angepasst werden, beispielsweise durch die Einführung eines zweiten Faktors. Damit keine schutzwürdigen Daten das Unternehmen verlassen, sollte die Einführung einer Data Loss Prevention ebenso durchgeführt werden wie die Implementierung eines Conditional Access. Hierunter versteht man die Kontrolle, welche Clients auf Daten des Unternehmens wie zugreifen können.
Fazit
Die Einführung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter ist herausfordernder, als es im ersten Augenblick erscheint. Es sind grundlegende Eingriffe in die IT-Architektur notwendig, deren Umsetzung Zeit benötigen. Ist diese Umsetzung erfolgt, ermöglichen Unternehmen dem Endanwender eine bestmögliche User Experience, erhöhen dessen Akzeptanz und steigern damit die eigene Produktivität.
Der Autor: Marcel Otten ist Geschäftsführer bei der Blue Mountain Consulting GmbH und verantwortlich für die Portfoliothemen Digital Workplace und Projekt Management.